Nếu phải trở thành sếp bất đắc dĩ

Nếu phải trở thành sếp bất đắc dĩ

Bạn bất ngờ được phân công đảm nhận vai trò “đầu đàn” tạm thời của một phòng ban, hay phụ trách chính cho một dự án? Khác với việc chính thức thăng chức, bạn không có thời gian để chuẩn bị, vậy làm sao để hoàn thành tốt vai trò “sếp bất đắc dĩ” này?

Nếu là quyết định cất nhắc chính thức, bạn sẽ có nhiều thời gian chuẩn bị về mặt tư tưởng lẫn công việc nhờ vào quá trình bàn giao, luân chuyển. Trong khi đó, nếu vì trục trặc hoặc sự cố nào đó trong công ty khiến bạn phải đảm nhận công việc quản lý của cấp trên một cách bất ngờ, bạn sẽ gặp nhiều khó khăn, nhất là về áp lực tâm lý. Tuy nhiên, việc trở thành "sếp bất đắc dĩ" cũng có thể là cơ hội “ngàn năm có một” để bạn thể hiện năng lực với cấp trên và biết đâu sẽ được thăng chức chính thức ngay sau đó.

12 lời khuyên dưới đây sẽ giúp làm kim chỉ nam cho bạn trong trường hợp này:

1. Tìm mẫu hình lý tưởng

Theo Darcy Eikenberg, Chủ tịch và Giám đốc điều hành công ty tư vấn Coach Darcy, “Chắc chắn trong công ty của bạn sẽ có hình mẫu các vị trí lãnh đạo lý tưởng mà bạn đã từng biết đến hoặc làm việc với họ trước đây. Ai là người mà cấp dưới hay tìm đến để xin lời khuyên? Ai là người mà cấp dưới thường nhắc với lòng nể phục? Hãy chọn ra một điển hình quản lý nào đó và noi theo. Tùy theo quan hệ mà bạn có thể mời họ cà phê hay ăn trưa để hỏi thêm kinh nghiệm.

2. Thư giãn

Đừng tạo quá nhiều áp lực cho bản thân ngay từ đầu, mà theo chuyên gia tư vấn về kỹ năng lãnh đạo Victoria Ashford, “Bạn hãy xem thách thức này như là cơ hội để thăng tiến. Và biết đâu năng lực làm việc trong lúc ‘cấp bách’ thế này của bạn sẽ khiến sếp và cả chính bạn ngạc nhiên đấy.”

3. Tìm hiểu ý nghĩa thực sự của vai trò làm sếp

Nếu đây là lần đầu tiên bạn đảm nhận vai trò giám sát hay quản lý và bạn vẫn còn mập mờ về những gì mình cần phải làm thì cần tìm hiểu ngay. ‘Sếp’ không chỉ là một chức danh, không phải chỉ là giám sát cấp dưới. Nếu không hiểu rõ, bạn dễ mắc sai lầm nên cần phải tự chuẩn bị và học hỏi nhanh để bắt kịp công việc.

4. Tận dụng sức mạnh cá nhân trong đội nhóm

Theo Don Current, chuyên gia tư vấn của công ty Current Financial Concepts, “Cần đặt từng cá nhân trong nhóm ở vị trí mà họ có thể phát huy cao nhất năng lực của mình. Vai trò của người quản lý không phải là tự làm tất cả mà phân công đúng người đúng việc cho hiệu quả cao nhất. Dĩ nhiên, bạn cũng không nên giành công khi công việc gặt hái thành quả tốt mà dùng nó để khích lệ tinh thần cả đội.”

5. Đừng tin “truyền thuyết”

Theo chuyên gia tư vấn Ashford, “Đừng tin những ‘truyền thuyết’ hay lan truyền trong cộng đồng công sở, kiểu như ‘lãnh đạo đòi hỏi tài năng bẩm sinh’… Tuy tố chất và tiềm năng của mỗi người đều rất quan trọng nhưng đây là thời khắc bạn phải chứng minh mình hoàn toàn có thể vượt qua bất cứ chướng ngại nào bằng ý chí và tinh thần ham học hỏi, tiếp thu nhanh.”

6. Thành thật với đồng nghiệp

Theo Eikenberg, “Thành thật là ‘công cụ’ quản lý tốt nhất. Hãy chia sẻ với toàn đội rằng bạn muốn trở thành người quản lý giỏi và bạn sẽ luôn học hỏi, nhất từ chính các đồng nghiệp của mình. Yêu cầu họ hỗ trợ bạn cùng vượt qua giai đoạn ban đầu nhiều thử thách này.”

7. Chú ý trong giao tiếp

Tiến sĩ Patrick Madsen, giám đốc chương trình giáo dục tại Trường Kinh doanh Johns Hopkins Carey, cho biết, “Bạn có thể gọt giũa kỹ năng giao tiếp của mình bằng cách giành nhiều thời gian hơn để lắng nghe cấp dưới, thay vì áp đặt các ý tưởng của mình. Bạn sẽ ngạc nhiên với những sáng kiến của cấp dưới, nếu sẵn sàng bỏ qua định kiến rằng bạn là người ra ý tưởng còn họ chỉ việc thi hành. Bằng cách lắng nghe và quan sát, bạn sẽ biết được đâu là động lực của từng cá nhân và họ cần gì ở một người lãnh đạo.”

8. Chiến thuật “từ trái tim đến trái tim”

Eikenberg nhận định, “Khi đồng nghiệp biết rõ mục tiêu của bạn là làm những điều tốt nhất cho toàn đội, họ sẽ cùng sát cánh bên bạn. Hãy quan tâm đến suy nghĩ và cảm nhận của từng thành viên, hỏi thăm họ mỗi ngày, cảm ơn khi có dịp, vì mẫu hình sếp đạo mạo xa cách nhân viên không còn được nể phục trong bối cảnh công sở ngày nay nữa.”

9. Yêu cầu được đào tạo nâng cao

Nếu dự án của bạn kéo dài, bạn cần trao đổi với cấp trên về các kế hoạch đào tạo nâng cao ngắn hạn hoặc dài hạn. Bạn có thể tự tìm hiểu các khóa học ngắn hạn hoặc hội thảo chuyên đề liên quan và đề xuất với sếp.

10. Học cách “buông xuống”

Theo Kathryn Ullrich, tác giả quyển sách Getting to the Top: Strategies for Career Success, các nhà quản lý “bất đắc dĩ” phần lớn “xuất thân” từ cấp nhân viên nên thường có khuynh hướng tỉ mẫn trong các chi tiết. Cũng vì thế mà đôi lúc họ làm luôn phần việc của cấp dưới để tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, trên cương vị mới, bạn cần biết “buông xuống” và yêu cầu cấp dưới chỉnh sửa theo ý bạn vì bạn còn nhiều việc phải phụ trách nên không thể “ôm” hết mọi việc từ lớn tới nhỏ vào người.

11. Dành thời gian cho nhân viên

Nhiều cấp quản lý cho rằng công việc của họ là phải đảm bảo nhân viên làm đúng chức trách của mình. Hãy thay đổi cách suy nghĩ này - vị trí sếp đòi hỏi bạn biết cách mang đến cho nhân viên các cơ hội phát triển và ghi nhận thành tích. Do đó, hãy dành thời gian tìm hiểu mong đợi của nhân viên và theo góc độ này giải quyết các vấn đề của phòng ban hay công ty.

12. Không ngần ngại với thư viện

Theo chuyên viên Ashford, “Bạn không thể biết hết mọi thứ sau một đêm, vì thế, hãy lên kế hoạch tự bồi bổ kiến thức về quản trị và đừng ngần ngại với thời gian cần phải bỏ ra để có được điều đó.

Nguồn; http://dantri.com.vn